Peu de sujets RH génèrent autant de contentieux que les congés payés. Non pas parce que les règles seraient obscures, mais parce qu’elles se sont empilées : un socle issu du Code du travail, une couche de jurisprudence européenne, une réforme législative en 2024, des arrêts de cassation venus préciser le dispositif en 2025, et des accords de branche qui modulent l’ensemble. Résultat, beaucoup d’entreprises appliquent encore des pratiques devenues illégales sans en avoir conscience.
Le point le plus souvent sous-estimé est celui de la preuve. En cas de litige, ce n’est pas au salarié de démontrer qu’il n’a pas pu poser ses jours : c’est à l’employeur de prouver qu’il l’a mis en mesure de les prendre. Cette inversion de la charge probatoire change tout. Elle transforme le suivi des congés payés d’une formalité administrative en une véritable pièce justificative, opposable devant le conseil de prud’hommes. Sans traçabilité datée des soldes, des demandes et des validations, une entreprise se retrouve désarmée face à une réclamation portant parfois sur plusieurs années.
L’acquisition : un socle simple, des exceptions nombreuses
Le principe de base n’a pas bougé. Le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congé par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (cinq semaines) sur une période de référence complète. Cette période court traditionnellement du 1er juin au 31 mai, mais un accord d’entreprise ou de branche peut la caler sur l’année civile, ce que font de plus en plus de structures pour aligner congés et exercice comptable.
Les difficultés commencent avec la notion de travail effectif. Certaines absences sont assimilées à du temps travaillé et continuent donc de générer des droits : congé maternité et paternité, accident du travail, maladie professionnelle, congés pour événements familiaux, formation dans le cadre du plan de développement des compétences. D’autres, comme le congé sabbatique ou le congé parental à temps plein, n’ouvrent aucun droit. La ligne de partage n’est pas intuitive, et une erreur de paramétrage sur ce point se répercute mécaniquement sur des dizaines de bulletins.
Le tournant de 2024 : maladie et congés payés
C’est la réforme la plus structurante de ces dernières années. Pendant des décennies, le droit français considérait qu’un arrêt maladie non professionnel n’ouvrait aucun droit à congés payés. La Cour de cassation, dans une série d’arrêts rendus le 13 septembre 2023, a écarté cette position au motif qu’elle contrevenait à l’article 7 de la directive européenne 2003/88/CE. Le législateur est intervenu par la loi n° 2024-364 du 22 avril 2024, dite loi DDADUE, entrée en vigueur le 24 avril 2024.
Depuis, un salarié en arrêt maladie d’origine non professionnelle acquiert 2 jours ouvrables de congé par mois d’absence, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence. Pour un arrêt d’origine professionnelle, l’acquisition reste à 2,5 jours par mois, dans la limite de 30 jours, et surtout, la limitation à un an d’absence a disparu.
Deux obligations pratiques en découlent, et elles sont régulièrement négligées.
L’information du salarié au retour. Dans le mois qui suit la reprise, l’employeur doit informer le salarié du nombre de jours de congés acquis non pris dont il dispose et de la date limite pour les poser. Cette information peut être délivrée par tout moyen, le bulletin de paie suffisant, à condition qu’elle soit datée et traçable. La charge de la preuve pèse sur l’employeur.
Le report sur 15 mois. Le salarié qui n’a pas pu solder ses congés du fait de son arrêt bénéficie d’une période de report de quinze mois. Le point de départ dépend de la situation : il court à compter de l’information délivrée au retour dans le cas général, ou à compter de la fin de la période d’acquisition pour les arrêts couvrant une période de référence entière. Dans ce second cas, le délai est suspendu le jour du retour du salarié et ne reprend, pour sa durée restante, qu’une fois l’information délivrée.
Tant que l’employeur n’a pas délivré cette information, le délai de report ne démarre pas. Autrement dit, une entreprise qui néglige cette formalité conserve indéfiniment une dette de congés à son passif. À noter qu’un accord d’entreprise ou de branche peut prévoir une période de report plus longue que quinze mois.
Un arrêt de la Cour de cassation du 10 septembre 2025 est venu compléter le dispositif : le salarié qui tombe malade pendant ses congés et transmet son arrêt de travail à son employeur bénéficie désormais d’un report des jours ainsi neutralisés. Cette solution, qui aligne le droit français sur la jurisprudence européenne, met fin à une pratique très répandue consistant à décompter malgré tout les jours de congé.
Ordre des départs et délai de prévenance
L’employeur fixe les dates de congés, mais dans un cadre contraint. Il doit définir la période de prise du congé principal, qui inclut obligatoirement la fourchette du 1er mai au 31 octobre, et communiquer l’ordre des départs au moins un mois avant le début de cette période.
Une fois les dates arrêtées, elles ne peuvent plus être modifiées dans le mois qui précède le départ, sauf circonstances exceptionnelles. La jurisprudence interprète cette notion de façon restrictive : une commande urgente ou un surcroît d’activité prévisible n’en font pas partie. Un remplacement imprévu ou un sinistre, oui.
Sur la durée, deux règles encadrent le fractionnement : le congé principal ne peut excéder 24 jours ouvrables consécutifs, et le salarié doit pouvoir prendre au moins 12 jours ouvrables consécutifs entre mai et octobre. Le fractionnement au-delà ouvre droit à des jours supplémentaires, sauf renonciation expresse du salarié ou disposition conventionnelle contraire.
Le calcul de l’indemnité : deux méthodes, la plus favorable
Pendant ses congés, le salarié perçoit une indemnité calculée selon la règle la plus favorable entre deux méthodes.
La règle du dixième consiste à retenir 10 % de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence, puis à la répartir sur les jours pris. La règle du maintien de salaire revient à verser ce que le salarié aurait touché s’il avait travaillé.
La comparaison n’est pas facultative : elle doit être effectuée pour chaque salarié, à chaque prise de congé. Elle joue un rôle réel pour les rémunérations variables, les salariés ayant connu une augmentation en cours d’année, ou ceux dont le temps de travail a évolué.
La loi de 2024 a ajouté une subtilité de calcul : pour les périodes d’arrêt maladie non professionnel, la rémunération retenue dans l’assiette du dixième est valorisée à hauteur de 80 % de ce que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé. C’est typiquement le genre de retraitement qu’un tableur gère mal et qu’un système de paie correctement paramétré applique automatiquement.
Ce que la traçabilité change concrètement
Un audit des pratiques de congés dans une PME révèle presque toujours les mêmes fragilités : des soldes calculés en fin d’année plutôt qu’en continu, des validations données oralement ou par message informel, une absence de trace des refus et de leurs motifs, des compteurs qui ne se réconcilient pas avec les bulletins de paie.
Chacune de ces failles est un angle d’attaque en cas de contentieux. À l’inverse, un historique horodaté des demandes, des validations et des soldes suffit généralement à clore le débat. Il permet aussi de répondre en quelques minutes à une demande de l’inspection du travail ou à une question d’un salarié, là où une reconstitution manuelle mobilise plusieurs heures.
L’enjeu financier n’est pas anecdotique. Les congés non pris et non soldés constituent une provision comptable qui pèse sur le bilan, et une reprise rétroactive de droits sur plusieurs exercices peut représenter des sommes significatives pour une structure de taille moyenne.
Une checklist de conformité
Pour vérifier rapidement où en est votre organisation :
- La période de référence est-elle formalisée dans un accord ou, à défaut, appliquée conformément au régime légal ?
- Les absences assimilées à du travail effectif sont-elles correctement paramétrées dans l’outil de paie ?
- L’acquisition pendant arrêt maladie est-elle appliquée depuis 2024, avec le plafond adapté selon l’origine de l’arrêt ?
- L’information post-arrêt est-elle systématiquement délivrée dans le mois du retour, avec une trace exploitable ?
- Les arrêts survenant pendant les congés donnent-ils lieu à un report des jours concernés ?
- L’ordre des départs est-il communiqué au moins un mois avant l’ouverture de la période ?
- La comparaison dixième / maintien de salaire est-elle réalisée individuellement, avec la valorisation à 80 % des périodes d’arrêt ?
- Les soldes sont-ils consultables par les salariés et cohérents avec les bulletins ?
Un « non » sur l’un de ces points ne signifie pas nécessairement un risque immédiat. Mais l’accumulation, elle, finit toujours par se payer, souvent au moment d’un départ, quand le solde de tout compte devient le déclencheur du litige.
